批准、保持、变更、暂停、暂停恢复、撤销和终止认证管理程序

1目的

为确保认证结论的公正、准确，并使获证客户的经营管理体系与经营活动持续符合森林认证标准要求，特制定和实施本程序。

2范围

本程序适用于批准、保持、变更、暂停、暂停恢复、撤消和终止认证决定的作出。

3职责

3.1认证管理部负责受理认证变更申请；组织实施同行专家评审工作；填写书面文件；整理审核资料形成审核案卷。

3.2客户服务部负责书面文件的送达；沟通说明；发布公告说明。

3.3综合办公室负责制作发放认证证书。

3.4管理者代表负责选派复核人员、认证决定人员；审核认证决定。

3.5总经理负责最后批准签署决定。

4工作程序

4.1认证的批准

4.1.1审核组完成主审核报告并经受审核方确认后，提出建议审核结论。建议审核结论可分为：

1）审核结果无不符合项，建议审核通过；

2）审核结果有一般不符合项或观察项，建议审核有条件通过；

3）审核结果有严重不符合项，建议审核不通过。

4.1.2一般不符合项、严重不符合项和观察项判定依据为

1）一般不符合项是指孤立的、偶发性的，并对受审核方不会造成全局性、系统性影响的情况，一般不符合包括以下情况：

a)临时的过失；

b)不常见或非系统性的；

c)仅在有限的时间和空间产生影响，发现后可立即纠正；

d)采取纠正措施，可确保不再发生；

e)不会对森林认证标准的目标造成严重影响。

2）无论单独存在还是与其他标准条款的不符合同时存在，导致了或可能导致严重不符合森林认证标准要求，将被判定为严重不符合项。下列情况均可判定为严重不符合：

a)不符合情况持续了很长一段时间；

b)重复发生或系统性问题；

c)影响范围广；

d)发现问题后，受审核方没有及时纠正或没有做出回应；

e)对森林认证标准的目标造成严重影响。

3）观察项不属于不符合。出现观察项的情况有：

a)可能导致经营活动达不到预期效果，尚无证据表明不符合情况已发生；

b)已产生疑问，由于客观原因在审核期间无法进一步核实并做出准确判断。

4.1.3审核组在完成现场审核任务后，将现场审核报告及审核资料报送认证管理部。认证管理部将审核报告和相关文件交由至少2名独立于认证机构外的同行专家进行评议(产销监管链认证除外)。认证管理部对客户的所有资料、审核组提交的所有资料和同行专家评审报告进行汇总确认，形成审核案卷。

4.1.4管理者代表选派未参与审核过程且具备相应能力的复核人员对审核案卷进行复核，复核人员将对审核案卷全部资料的完整性进行核查。审核案卷全部资料核查无误后，复核人员填写《审核案卷复核表》，提交管理者代表。

4.1.5 管理者代表选派未参与审核过程且具备相应能力的认证决定人员做出认证决定，认证决定人员根据审核案卷资料及其他有关资料对客户做出同意或拒绝认证的结论。

4.1.6认证决定人员做出同意认证的结论后，填写《认证决定审批表》，经管理者代表审核，总经理签署批准与否的意见。批准认证通过的，由总经理批准签发森林认证证书，认证管理部填写《认证决定通知书》，并向客户送达。

4.2认证的保持

4.2.1在认证证书有效期内,依据年度监督审核结果,符合以下条件的给予保持认证资格：

1）客户法律地位保持有效,其资质持续符合国家、行业的最新要求；

2）获证后的监督复评结果表明经营管理体系与经营活动持续符合森林认证标准要求，未发生重大事故；

3）如管理体系发生重大变动，客户可向GLFC申请缩小认证范围，GLFC组织审核组对客户进行现场审核和确认，并提出是否通同意缩小认证范围的建议，经认证决定人员评定后按缩小范围进行认证；

4）如申请扩大的管理体系运行或产品符合相应的标准化要求，审核组对涉及扩大部分实施现场审核后未发现不符合，或审核中发现的不符合项能够在规定的时间内关闭，并且纠正措施能够被审核组长确认接受，经认证决定人员评定可以扩大，扩大认证的条件完全等同于批准认证条件；

5）审核组完成现场审核后提出审核建议，管理者代表组织复核，经认证决定人员评定，送管理者代表审核、总经理审批最后签署意见，决定是否颁发新证。如果颁发新认证证书，按照新的认证范围颁发证书，同时收回原证书。

4.2.2认证信息未发生变化的，GLFC不再换发新的认证证书。

4.3认证的变更

4.3.1获证客户在证书有效期内因下列原因需变更认证证书时，可向GLFC认证管理部提出申请，并填写《认证信息变更申请书》和（或）《认证证书变更申请书》。

1）组织的名称、注册地址等发生了变更，组织提交变更证明资料，如营业执照、市场监督管理局出具的变更证明等；

2）认证范围发生了变更（包括认证产品范围或现场覆盖范围的扩大或缩小），GLFC将组织审核组到现场进行审核，具体要求按本程序4.2认证的保持3）、4）、5）执行。

4.3.2认证要求发生变更，一般涉及以下几种情况

1）技术标准或规范发生了变化；

2）认证所依据的认证实施规(细)则发生了变化；

3）相关的法律、法规发生了变化或出现了类似的情况；

4）涉及认证要求的其他更改。

4.3.3认证要求更改的实施

1）认证管理部根据认证要求的更改，及时将拟更改认证要求以及相应的控制程序和公开性文件通知各有关方面，向客户和其他相关方征求意见，并对GLFC相关的文件进行修订；在广泛征求意见的基础上，经审核批准形成正式文件；

2）认证管理部负责向相关方提供对认证要求更改的程序及相关要求做出解释，以帮助获证的客户能顺利地满足相关要求；

3）认证管理部负责将与认证要求更改的决定以及与认证要求更改有关的信息、文件、过渡期要求及时通知到获证的客户。如客户愿意接受更改并继续进行认证的，认证管理部可根据客户的实际情况选择适合的认证过程重新开始认证。

4.3.4符合性验证

1）在约定的过渡期内，认证管理部组织审核组到现场进行审核,对获证的客户进行必要的验证。验证分为文件验证和现场验证：

a.文件验证：通过相关文件和记录的验证，确定获证客户是否满足了新的认证要求；

b.现场验证：通过现场审核，以确定客户相关能力是否满足了新的认证要求。

2）文件验证和现场验证，按照《认证工作管理程序》执行。

3）认证要求更改的措施，也可结合监督时进行，重点审核认证实施规则和标准中有较大更改的部分，按照《监督和再认证管理程序》执行。

4）在完成现场验证等工作后，应及时起草验证报告，按初次认证程序进行评定，评定合格的，可换发认证证书，同时收回原证书，按照《认证工作管理程序》执行。

4.3.5过渡政策

1）在过渡期内，原认证证书及认证标志继续有效，获证的客户按原标准安排实施已计划的认证监督；

2）对不能或不愿按新要求进行更改的获证的客户，撤销认证资格。

4.4认证的暂停和暂停恢复

4.4.1认证的暂停

1）出现下列任一项或多项情况时，暂停使用认证证书：

a.未经批准变更认证标准和认证范围，从而更改了其管理体系的；

b.出现严重问题或有重大投诉，经查实尚未构成撤消认证资格的；

c.未按照有关规定使用认证证书和认证标志的；

d.逾期3个月未按规定交纳认证费用的；

e.不能按期接受年度审核或年度审核结果有1项严重不符合项的；

f.客户未能在规定时间内对严重不符合项进行整改的；

g.客户有其他违反认证相关规定的情况。

2）上述情况由审核组长或GLFC指定人员进行核实之后，提出暂停使用认证证书的建议，经认证决定人员评审，管理者代表审核，送总经理批准签发决定。决定作出后，认证管理部填写《暂停/撤销认证决定审批表》，客户服务部将《暂停/撤销认证决定通知书》送达客户，并与其沟通说明为结束暂停和恢复认证，客户应采取的措施。

4.4.2暂停恢复

在认证证书暂停期间，客户期望恢复认证证书的，应在6个月内完成整改，填写《恢复使用认证证书申请书》向GLFC提出恢复使用认证证书的申请。GLFC在收到客户提交的审核材料后，认证管理部组织现场审核对整改项目进行验证，按《认证工作管理程序》执行。经审核组验证整改措施符合要求并有效的，提出恢复使用认证证书的建议，经认证决定人员评审，做出恢复使用认证证书的决定，管理者代表审核，送总经理批准签发决定，并书面通知客户，按本程序4.1执行。经审核组验证整改措施不符合要求的，按本程序4.5执行。

暂停后恢复认证，由GLFC相关部门对正式的认证文件、公布的信息、标志使用的授权等进行所有必要的修改，以确保表明产品仍保持认证的状态。如果恢复认证的条件是做出缩小认证范围的决定，则GLFC相关部门对正式的认证文件、公布的信息、标志使用的授权等进行所有必要的修改，以确保缩小的认证范围被清楚地传达到客户，并在认证文件和公布的信息中清晰地描述。

4.5认证的撤销

4.5.1出现下列情况之一的，撤销认证证书：

1）在暂停期间客户仍使用认证证书和标志的；

2）发生重大事故且造成严重后果和影响的；

3）年度审核时发现客户管理体系存在严重不符合要求，且在规定期限内没有进行有效整改的。

4）在暂停期间，未能按要求釆取适当措施整改的；

5）当出现客户违背与认证机构之间的协议而构成撤销认证资格的；

6）获证客户的法律地位、资质不再符合认证注册条件的；

7）逾期6个月未按规定交纳认证费用的。

4.5.2上述情况由审核组长或GLFC指定人员进行核实，确认无误之后提出撤销认证证书的建议，经认证决定人员评审，管理者代表审核，送总经理批准签发决定。

4.5.3决定作出后，认证管理部填写《暂停/撤销认证决定审批表》，客户服务部将《暂停/撤销认证决定通知书》送达客户，并在GLFC网站上公示。

4.5.4撤销认证证书后，原客户希望重新取得证书的，需在12个月后提出申请，其他按初次认证流程执行。

4.6认证的终止

4.6.1出现下列情况之一的，终止认证：

1）初次认证时

a.出现严重不符合项，且在规定时间内未整改到位；

b.伪造、冒用认证标志和标识。

2）再认证时

a.发生重大事故且造成严重后果和影响的；

b.最后一次监督审核时发现客户管理体系存在严重不符合要求，且在规定期限内没有进行有效整改的；

c.证书有效期前内暂停，且在暂停期间，未能按要求釆取适当措施整改的；

d.当出现客户违背与认证机构之间的协议而构成拒绝认证资格的；

e.再获证者的法律地位、资质不再符合认证注册条件的。

3）客户对审核活动不予配合，审核活动无法进行；

4）伪造、冒用认证标志和标识；

5）其他导致审核活动无法完成的情况。

4.6.2当发生上述情况时，审核组或GLFC指定人员将会同客户进行充分沟通后终止认证。

4.6.3认证资格一经撤销或终止，即终止了GLFC与获证客户的认证关系，公司将在获准认证组织名册或认证公告上删除，同时将相关信息上报CNAS等相关部门。

5相关文件

《认证评审及认证决定管理程序》

《审核报告管理程序》

6相关记录

GLFC-PD08-01A/I《认证信息变更申请书》

GLFC-PD08-02A/I《认证证书变更申请书》

GLFC-PD08-03A/I《暂停/撤销认证决定审批表》

GLFC-PD08-04A/I《暂停/撤销认证决定通知书》

GLFC-PD08-05A/I《恢复使用认证证书申请书》