受理认证申请及申请评审管理程序

1 目的

为确保GLFC认证业务与申请认证客户在服务要求方面的一致性，对申请认证客户的基本特征和与申请认证范围相关的基本信息进行系统评审。通过申请评审，可以更好明确申请认证客户的要求，确保GLFC有能力满足这些要求。

2 范围

本程序适用于对受理客户认证申请及申请相关材料的评审，必要情况下也适用于森林认证投标书的评审。

3 职责

认证管理部负责受理认证申请；实施一般要求的、常规例行的申请评审；会同有关方面实施对新的、特殊的、复杂的申请评审。

4 工作程序

4.1申请评审所需必要信息

1）申请认证的范围；

2）客户寻求认证的标准和（或）其他规范性文件或其他要求；

3）客户的相关详细情况，包括其名称、场所的地址、过程和运作的重要方面、人力资源和技术资源、职能、关系以及任何相关的法律义务；

4）客户使用的所有影响符合性的外包过程的信息；

5）相关认证要求所需的所有其他信息；

6）客户是否接受过与拟申请认证的范围有关的咨询，如果接受过，由谁提供咨询。

4.2申请评审程序与要求

4.2.1常规、简单的申请评审，或客户要求不变的重复性例行任务，由客户提交《森林认证申请书》及相关材料，认证管理部填写《森林认证申请评审表》。

4.2.2认证管理部组织相关申请评审人员对客户提交的《森林认证申请书》及其附件等材料进行评审以确保：

1）认证过程所需的客户信息和产品信息是充分的；

2）GLFC和客户之间任何已知的理解上的分歧已经得到解决，包括在相关标准或规范性文件方面达成一致；

3）认证范围得到确认；

4）实施所有评价活动的方法是可行的；

5）客户组织的体系文件符合认证要求；

6）GLFC有能力并能够实施认证活动；

7）申请评审考虑了申请的认证范围、客户的运作场所、完成审核需要的时间和任何其他影响认证活动的因素（语言、安全条件、对公正性的威胁等）。

4.2.3新的、特殊的、复杂的申请评审，在GLFC没有认证先例时，认证管理部应在收集《森林认证申请评审表》、《森林认证申请书》及其附件等相关材料后，由认证管理部组织相关具备必要技术能力的技术专家或小组进行评审，制定适宜的认证方案，确保审核组及认证决定人员进行认证决定需要具备的能力。

4.2.4 GLFC自收到申请认证客户提交的书面申请之日起，在15个工作日内给予答复。认证管理部在10个工作日内完成评审工作，同时认证管理部制作《认证申请受理单》，经管理者代表审核、总经理审批，申请单位确认后完成申请评审。

4.2.5申请评审应有明确的评审结论，认证管理部应将开展认证的理由及评审结论记录于《认证申请受理单》中。申请评审做出接受认证申请的结论后，方可进行合同评审及签订《森林认证合同》。

4.2.6对提交文件资料不齐全或不能满足要求的，认证管理部应以书面通知形式通知申请认证客户并说明理由，以及需要其补充或修改的相关文件资料，通知书应明确要求申请认证客户在收到通知书30日内将修改或补充的相关文件资料报送GLFC，逾期未能报送文件资料的视为放弃申请。

4.2.7如果申请评审做出拒绝认证申请的结论，认证管理部应将评审结论记录于《认证申请受理单》中，同时应将拒绝申请的原因记录于《森林认证申请评审表》中，并向客户清楚解释拒绝申请的原因，婉拒开展该认证。相关申请评审材料退回客户或交综合办公室存档保存。

4.3新增认证项目的评审

4.3.1已经开展过申请评审或已经被认证且认证证书在存续有效期内的客户，在开展新增认证项目之前应进行必要的申请评审。

4.3.2新认证项目应根据GLFC业务发展方向，客户的实际发展需要，在广泛听取客户与其他各方的意见基础上，认证管理部组织相关申请评审人员对客户提交的新认证项目的《森林认证申请书》及其附件等材料进行评审，具体申请评审的必要信息、程序与要求参照程序文件《受理认证申请及申请评审管理程序》4.1、4.2相关条款执行。

4.3.3新认证项目的申请评审除以上要求外还要考虑以下方面：

1）与GLFC确定的业务发展方向一致；

2）市场发展的前景；

3）GLFC具有的资源情况；

4）客户的企业形象及社会效益。

4.4评审记录

申请评审及新增认证项目的评审所产生的各类记录，由综合办公室归档。

4.5受理编号管理

1）由认证管理部制作《认证申请受理单》时拟定受理编号。

2）受理编号由黑龙江国林森林认证有限公司代码、业务范围代码、受理业务年份号、当年受理业务累计顺序号构成，格式如下：

A — 黑龙江国林森林认证有限公司代码：GLFC

B — 业务范围代码：

森林经营认证FM；产销监管链认证CoC；非木质林产品经营NTFP；竹林经营BM；森林生态环境服务（自然保护区）NR；森林生态环境服务（森林公园）FP；野生动物饲养管理WL；

C — 受理申请年份号：2021…；

D — 当年受理申请累计顺序号：001…；

3）受理编号是申请认证客户的标识号，在审核实施过程中作为项目编号使用。

5 相关文件

《记录控制程序》

6 相关记录

GLFC-PD05-01A/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-01B/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-01C/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-01D/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-01E/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-01F/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-01G/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-01H/I《森林认证申请书》

GLFC-PD05-02A/I《森林认证申请评审表》

GLFC-PD05-03A/I《认证申请受理单》