监督和再认证管理程序

1目的

为了促使获证客户持续符合认证要求，并不断改进，规范监督和再认证审核活动，特制定本程序。

2范围

本程序适用于对获证客户实施的监督和再认证审核的管理与控制。

3职责

3.1审核组长负责编制对获证客户的监督和再认证审核计划并组织实施。

3.2认证管理部负责对监督、再认证审核计划的初审和实施的监视。

3.3综合办公室负责审核案卷的归档入库、保管、借阅等管理。

3.4管理者代表负责监督、再认证审核计划的监视。

4工作程序

4.1监督

4.1.1监督审核计划

监督审核计划由审核组长依据CNAS-CC02、CNAS-SC23的规定，同时依据审核方案、监督传递表和获证客户的具体特点编制年度监督审核计划。监督审核计划由认证管理部核对，审核组长组织实施。

4.1.2监督审核频次与监督审核时机

1）通过森林认证的获证客户，必须接受现场监督审核，以保证持续符合标准准则要求与检查不符合项的改进。

2）首次现场监督审核在获证后12个月内进行，后续现场监督审核应每12个月至少实施1次现场监督审核。

3）GLFC可不预先通知获证客户，在原定现场监督审核的之外，增加实施现场监督审核，增加现场监督审核频次应考虑的因素包括：

a.客户改变经营规模或林地利用模式（如森林面积、产量或贸易商的交易量、饲养动物的数量和种类）；

b.森林经营强度的变化(如林木釆伐的频率与强度)；

c.管理体系的复杂性；

1. 受经营活动影响区域的生态敏感程度（如经营措施不利导致严重水土流失或其他严重破坏生态环境的灾害等）；

e.相关操作者的经验与追溯记录（管理者与现场人员/伐木工人）

f.GLFC发现的不符合项的数量与性质；

g.对获证客户的投诉数量与性质（如出现重大投诉事件并经查证为获证客户责任的）；

h.因变更企业所有者、组织机构、生产条件等，可能影响经营体系有效性的。

4）如有其他信息表明产品可能不再符合认证制度要求的情况时，获证客户应以书面形式对变更情况及釆取的相应措施向GLFC作出说明。认证管理部应及时了解客户变更情况，必要时应派人到现场了解情况，在获证客户变更完成后，评审其是否满足认证的要求，必要时可安排现场监督评审。

4.1.3审核组的组成

1）审核组的任命和审核组的组成原则按《认证工作管理程序》执行；

2）GLFC应确保审核组成员不对同一个受审核方进行连续超过三次的审核（包括初审、监督或再认证）。

4.1.4监督审核实施

1）监督审核的范围根据相关规定，审核方案与上次审核的情况确定。监督审核范围的确定原则：

a.监督审核的范围与初次审核的范围相同；

b.监督审核范围必须包括管理评审、内部审核、纠正和预防措施、持续改进等过程或活动；

c.上次审核不符合项整改的有效性验证；

d.顾客投诉和处理情况，对前次审核中不合格项的处理情况；

e.管理体系的变更与相关过程、产品的更改情况；

f.证书和标志的使用情况；

g.适当时选择的其他区域或活动。

2）认证管理部在向审核组下达审核任务时，应同时提供必要的背景资料。认证管理部依据《审核方案》，填写《监督审核通知书》，并向客户送达；

3）审核组应根据《审核方案》和《获证客户监督审核传递表》，并参考相关资料制定现场审核计划。现场审核计划的制定、审核组任务分工、审核准备和现场检查审核的要求，按《认证工作管理程序》执行；

4）监督审核应重点关注上次审核中确定的不符合项采取的纠正措施的实施情况及有效性。在一个认证周期内，监督审核应覆盖相应认证标准的全部内容和所有类型的经营活动。具体包括以下内容：

a.获证客户管理体系或管理计划的任何变化；

b.申诉、投诉和争议的处理情况；

c.上次不符合项的纠正措施及效果情况；

d.发生的重大事故及其处理情况；

e.森林经营计划和工作方案，包括造林、抚育、采伐、采集、更新、养殖，以及经营区的基本建设情况等影响森林生态系统功能的经营管理活动（经营认证组别适用）；

f.生物多样性管护、自然资源保护、科研和监测、生态旅游等工作内容的日常记录和变动情况（森林生态环境服务认证适用）；

g.饲料、兽药、农药等投入品的使用情况，非木质林产品产量和标识使用量，以及病害动物、废渣、废水等废弃物处理情况（非木质林产品认证适用）；

h.动物福利、环境保护、职业健康安全情况，饲养投入品使用情况，以及野生动物饲养设施设备建设和安全情况（野生动物饲养管理认证适用）；

i.产品组、原料来源、生产过程以及产品销售的变化（产销监管链认证适用）；

j.尽职调查体系运行情况（产销监管链认证适用）。

5）现场监督评审一般不少于2人。对认证组别超过3个或暂停证书的恢复所进行的监督评审应适当增加审核人数；

6）审核组在审核中发现的问题、出具不符合与处理要求，具体按照《认证工作管理程序》4.4.5.执行；

7）审核组应要求获证客户在监督审核完成60个工作日内提交纠正措施，并经审核组长或GLFC指定人员验证。如不能按要求完成纠正措施，可做出暂停认证资格建议；

8）审核组长或GLFC指定人员验证获证客户的纠正措施有效后，审核组长撰写审核报告提交认证管理部；

9）监督审核报告的编制按《审核报告管理程序》执行。

4.1.5监督审核结论评审

1）审核组长对监督审核现场审核资料等相关材料进行汇总，随审核报告一并提报认证管理部。认证管理部对审核组提交的资料进行汇总确认，形成审核案卷。同时，审核方案管理人员填写《获证客户监督审核传递表》。管理者代表选派复核人员和认证决定人员对审核案卷进行评审。对符合规定要求的，经总经理批准，认证管理部代表GLFC签发《监督审核确认通知书》。对不符合规定要求的，应暂停或撤消认证；

2）如果在监督审核中发现没有釆取必要的措施对原来的一般不符合项进行整改，或进行了整改但不能满足标准要求的，审核组应要求客户必须继续采取适当措施，并且在规定的时间内进行整改；

3）如果在监督审核中发现有严重不符合项，已经获得的认证证书应被暂停使用。暂停期限为60个工作日。若在暂停期内的整改不能达到要求，则撤消认证；

4）被撤销认证的客户，必须停止使用所有与认证证书的宣传/促销有关的材料，退还相关的标志；

5）监督实施过程中的所有材料，由综合办公室归档保存。

4.2再认证

4.2.1已获证客户如希望在证书有效期满后继续保持认证注册资格，需在证书有效期满前6个月向GLFC填报《森林认证申请书》申请再认证。再认证原则上应在原证书有效期满前进行，超过6个月应按重新申请认证对待。

4.2.2对客户提出的再认证申请，应按初次认证程序进行，。认证管理部组织认证决定人员对获证客户上一个认证周期的管理体系运行情况进行整体评价，填写《再认证审核客户评价表》。符合受理要求时，认证管理部填写《认证申请受理单》，报总经理审批。

4.2.3认证方案管理人员在制定新的认证审核方案时应充分考虑认证决定人员做出的评价。对上一个认证周期应考虑的有关认证情况包括：

• 管理体系中所有要素间有效的相互影响；
• 运作变化时管理体系的整体有效性；
• 证实保持管理体系有效性的承诺；
• 证书和标志的使用情况。

4.2.4再认证时应包括全部适用的认证要求，并应遵循与初次认证主审一样的程序，可不进行预审，但再认证报告仍需提交同行专家评议。再认证通过后，GLFC为其签发新的认证证书。

4.2.5因不可抗拒的特殊原因不能按期进行再认证时，客户应在有效期内向GLFC提出书面申请，说明原因。经GLFC确认，证书有效期最多可延长6个月。

4.2.6再认证中有关认证决定、批准、注册等内容与初审相同，按《认证工作管理程序》执行。

4.2.7对监督和再认证过程中的申诉、投诉和争议，按《申诉处理程序》、《投诉处理程序》和《争议处理程序》规定处理。

5相关文件

《认证工作管理程序》

《申诉处理程序》

《投诉处理程序》

《争议处理程序》

《审核报告管理程序》

6相关记录

GLFC-PD016-01A/I《监督审核通知书》

GLFC-PD016-02A/I《监督审核确认通知书》

GLFC-PD016-03A/I《获证客户监督审核传递表》

GLFC-PD016-04A/I《再认证审核客户评价表》