认证评审及认证决定管理程序

1目的

为规范GLFC审核案卷评审及认证决定管理要求，特制定本程序。

2适用范围

GLFC审核案卷评审及认证决定管理的全过程。

3职责

3.1审核组长负责整理现场审核资料；移交审核资料至认证管理部；完成对反馈问题的整改。

3.2认证管理部负责整理全部资料形成审核案卷；移交审核案卷至综合办公室；制作并发放《认证决定通知书》。

3.3综合办公室负责审核案卷的归档入库、保管、借阅等管理；负责制作发放认证证书。

3.4复核人员负责评审核查审核案卷。

3.5认证决定人员负责评审审核案卷；提出认证决定意见。

3.6管理者代表负责选派复核人员、认证决定人员；传递审核案卷；审核认证决定；监督验证反馈问题整改。

3.7总经理负责批准签署认证决定；签发认证证书。

4管理程序

4.1审核案卷管理

4.1.1现场审核结束后，审核组长整理现场审核资料、撰写审核报告，对现场审核资料的完整性、真实性和有效性进行自查，补充完善有关资料，审核组应将现场审核资料及审核报告等所有审核资料提交认证管理部，填写《审核资料移交单》。认证管理部对受审核方提交的的所有资料、审核组提交的资料、同行专家评审报告进行汇总确认，形成审核案卷。认证管理部应在审核案卷完成后1-2个工作日内将审核案卷提交管理者代表。

4.1.2认证管理部根据审核资料提交时限规定接收审核组提交的资料，对不符合规定的资料拒绝接收。审核组长应在不符合报告有效关闭后，30个工作日内将所有审核资料提交认证管理部。特殊情况时（不符合报告关闭受外界条件约束、客户的意外情况等），审核组长报经认证管理部同意，审核资料提交时限至多延长至45个工作日。

4.1.3审核组长及审核组提交认证管理部的全部审核资料应具备完整性、真实性和有效性，审核组长对此负有第一责任。

4.2认证决定管理

4.2.1管理者代表选派未参与审核过程且具备相应能力的复核人员对审核案卷进行复核。复核人员将对审核案卷全部资料的完整性进行评审核查，如有异议，复核人员将意见反馈至认证管理部。认证管理部可要求审核组长在规定时限内对反馈问题进行整改。整改完毕，审核组长将反馈问题的整改证据报送认证管理部，认证管理部对审核组长报送的整改证据进行验证、对其中未满足整改要求的问题退回审核组长重新整改，直至其满足要求。如审核存在重大遗漏，GLFC在征得受审核方同意的情况下可安排进行补充审核。审核案卷全部资料核查无误后，复核人员填写《审核案卷复核表》，将审核案卷提交管理者代表。

4.2.2审核案卷评定

1）管理者代表选派未参与审核过程且具备相应能力的认证决定人员做出认证决定。管理者代表在收到复核人员提交的审核案卷后，在1-2个工作日内，将审核案卷移交认证决定人员。认证决定人员在收到待评审的审核案卷3个工作日内进行评审；

2）审核案卷评审时限在 3 -5个工作日，特殊情况下，可根据项目的风险控制和客户的正当理由，经管理者代表审核，总经理批准，做加急评审处理。但加急评审的前提条件，必须是审核案卷齐全、真实，审核过程有效，不符合报告已经有效关闭。凡加急评审的项目均应作为重点关注对象，通过跟踪监督或提前监督防范其风险的发生；

3）认证决定人员根据符合要求的审核案卷资料及其他有关资料对客户做出批准或拒绝认证的决定。

4.2.3认证决定人员

1）认证决定人员必须通过GLFC组织的相关能力评价。认证决定人员中包含技术专家时，技术专家应通过GLFC组织的能力评定；

2）认证决定人员可以由1人或由多人组成的小组构成。当1名认证决定人员具备的认证组别能力无法覆盖审核项目申请的全部组别，可选择增加具备相关申请认证组别能力的审核员或技术专家组成小组，共同做出认证决定；

3）任何情况下，参与认证决定的人员均不能是参加该项审核的人员；

4）总经理或管理者代表认为需要更换认证决定人员时，可由管理者代表重新选定认证决定人员，对审核案卷进行重新评审。

4.2.4审核案卷评审内容

1)审核方案：客户基本信息、申请评审、认证范围、审核人日等；

2)审核人员：审核组长、专业审核员、技术专家注册资格及专业能力；

3)文件审核：管理体系文件审核的结论；

4)法规要求符合情况；

5)现场审核活动：审核计划、日程安排、专业分工、覆盖范围、审核记录、关键过程审核情况等内容的完整性、可追溯性和实施的有效性；

6)不符合报告：观察结果、判定、纠正及纠正措施要求、整改及其证实性材料、验证情况、审核组长确认；

7)审核报告：覆盖范围、依据标准、结论、监督或再认证补充报告；

8)同行专家评审意见报告；

9)利益相关方访谈报告；

10)其它：有无来自其他方面对认证有效性发生冲突的信息，如：对审核过程的有效性质疑，对客户的重大投诉、通报、媒体曝光等。

4.2.5评审发现问题整改

1）评审过程中提出问题需要整改的，认证决定人员将整改意见和涉及到的审核资料反馈至认证管理部。认证管理部将认证决定人员反馈的整改意见和涉及到的审核资料传递给审核组长，要求审核组长在规定时限内完成整改。一般情况下，此项整改时限可根据具体情况确定，一般不应超过 10 个工作日。对无正当理由超过 10 个工作日未进行整改的，认证管理部应督促审核组长进行整改，并进行现场见证；

2）审核组长应在规定时限内完成对评审提出问题的整改，若规定时限不能及时完成整改，审核组长应提前报告认证管理部，经认证管理部同意后方可延长适当期限。对存在重大遗漏，整改无法满足要求的，GLFC在征得客户同意的情况下可安排进行补充审核；

3）审核组长应针对评审提出问题进行整改，并将整改证据报送认证管理部。认证管理部对审核组长报送的整改证据进行验证、对其中未满足整改要求的问题退回审核组长重新整改，直至其满足要求。

4.2.6认证决定审批

1）认证决定人员根据符合要求的审核案卷资料及其他有关资料填写《认证决定审批表》，经认证管理部确认，管理者代表审核，报总经理签署批准与否的意见；

2）总经理批准认证通过的，由总经理批准签发认证证书，认证管理部填写《认证决定通知书》，并向客户送达《认证决定通知书》；

3）总经理拒绝认证通过的，总经理在《认证决定审批表》签署拒绝的理由与意见，认证管理部根据《认证决定审批表》按照涉及到的相关程序文件执行。

4.2.7认证证书的制作与发放

1）综合办公室根据《认证决定审批表》和《认证证书内容确认书》制作认证证书，认证证书的制作应符合CNAS-R01《认可标识使用和认可状态声明规则》及《森林认证规则》的要求；

2）认证证书制作完成后，综合办公室将认证证书交总经理确认签字；

3）综合办公室将总经理签字确认并加盖GLFC公章的认证证书和《认证证书发放回执表》发放给客户。客户收到认证证书后，需将《认证证书发放回执表》返还给GLFC。

4.3审核案卷归档

审核组长收到客户对不符合报告有效整改的证据，经验证合格后，即时提交认证管理部。审核案卷评审工作完成后，认证决定人员将审核案卷提交认证管理部。认证管理部收到新提交的证据后装入审核案卷。认证管理部在收集全部审核资料后，对审核案卷进行检查，填写《归档资料移交单》。认证管理部应将最终完整的审核案卷连同《归档资料移交单》在1-2个工作日内移交综合办公室归档保存。

5 相关文件

CNAS-R01《认可标识使用和认可状态声明规则》

《森林认证规则》

《记录控制程序》

《森林认证证书和标志、标识管理程序》

6 相关记录

GLFC-PD018-01A/I《审核案卷复核表》

GLFC-PD018-02A/I《认证决定审批表》

GLFC-PD018-03A/I《认证决定通知书》