合同及合同评审管理程序

1目的

为确保GLFC认证业务与申请认证客户在服务要求方面的一致性，对拟签订的《森林认证合同》进行系统的评审。通过合同评审，更好明确客户的要求。控制《森林认证合同》及其他合同签定后的交底、履行、变更和终止等活动，确保双方对相应合同规定的内容理解一致，GLFC与客户有足够能力履行相应合同的全部条款。

2范围

适用于GLFC与客户制定的《森林认证合同》及其他合同文本草稿的评审，以及签订的所有合同的确定，控制所有合同签订后的交底、履行、变更和终止等活动。

3职责

3.1综合办公室负责评审《森林认证合同》的所有条款是否符合法律、法规的要求，《森林认证合同》及其他合同的签订和合同模版更新的审核，受控保存《森林认证合同》文本。

3.2客户服务部负责评审除《森林认证合同》以外其他合同的技术可行性。接受客户口头或电话要约，包括《森林认证合同》在内的所有合同是否符合《民法典》规定等条款的初步评审。

3.3认证管理部负责制作《森林认证合同》，受控保存《森林认证合同》文本及《合同评审记录》等相关合同评审文件；负责《森林认证合同》合同内容的全面性、标准价格、认证有效期限、要求服务期限及合同是否符合《民法典》规定等条款的初步评审；在《合同申请书》上签署意见。

3.4财务部负责评审所有合同中关于付款方式、付款条件、开票信息，账务调整等条款。

3.5客户服务人员负责确认客户要求的认证（服务）的范围、认证时间，并就GLFC满足《森林认证合同》要求状况与客户进行必要的沟通协调。 

3.6管理者代表负责《森林认证合同》合同评审的审核。

3.7总经理负责所有合同的终审和批准。

4工作程序

4.1 森林认证合同的识别

4.1.1认证管理部应对客户信息进行全面、详细识别。属常规业务范围的《森林认证合同》由认证管理部负责识别，属特殊业务范围的《森林认证合同》由认证管理部视需要会同综合办公室、客户服务部进行识别。

4.1.2 识别内容

企业资质、国际法律法规、认证所需要的各种资料、技术设施及人力资源等的基本要求、认证范围等。

4.2 森林认证合同的形式和类型

书面认证合同

4.3 森林认证合同的内容

4.3.1 GLFC为客户提供规定认证活动的具有法律约束力的《森林认证合同》。《森林认证合同》应考虑GLFC及其客户的责任。

4.3.2森林认证合同必须包含的要求客户遵守的信息

1）始终满足认证要求，包括当收到GLFC的通知时做出适当变更；

2）如果认证适用于持续生产，则获证产品应持续满足产品要求；

3）客户为下列事项做出所有必要的安排：

a.实施评价和监督，包括审查文件和记录，访问相关设备、场所、区域、人员及客户的分包方；

b.投诉的调查；

c.适用时，观察员、CNAS和地方两局的参与。

4）客户有关认证的声明与认证范围一致；

5）客户不得以损害GLFC声誉的方式使用认证的结果，不得做出使GLFC认为可能误导或未经授权的有关认证的声明；

6）当认证暂停、撤销或终止时，客户停止使用包含认证内容的所有广告，采取认证方案要求的措施（如交回认证文件）以及其他需要的措施；

7）如果客户将认证文件的副本提供给其他人，文件应被完整地复制或者按照认证方案的规定复制；

8）在文件、宣传册或广告等传播媒介中涉及到产品认证内容时，应遵守GLFC的要求或认证方案的规定；

9）客户遵守与符合性标志的使用（可能在认证方案中规定的）和产品相关信息的任何要求；

10）客户保存已知的与GLFC要求符合性有关的所有投诉记录，并在GLFC要求时提供，以及

a.对这些投诉以及在产品中发现的影响认证要求符合性的任何缺陷，采取适当的措施；

b.将所采取的措施形成文件。

11）当发生了可能影响满足认证要求的能力的变更，客户及时通知GLFC，这些变更至少包括：

a.法律、商业、组织的状况或所有权的变更；

b.组织和管理层的变更（如：主要的管理、决策或技术人员变更）；

c.联系地址和生产场地；

d.质量管理体系的重要变更。

4.3.3森林认证合同应具备的合同主要条款

认证项目、认证范围、审核依据、证书有效期要求、审核日期、认证及维持证书费用、双方权利和责任、保密原则、投诉申诉处理、合同的变更终止等。

4.3.4争议的预防和处理

按解决合同的纠纷方式及其他有关条款处理。

4.4 森林认证合同的评审

4.4.1 常规业务范围合同的评审

书面森林认证合同由认证管理部负责制作合同文本，按本程序文件4.3条款内容进行内部评审，内部评审需经具备资格的合同评审人员进行评审，经认证管理部负责人(或其授权人)确认，在《合同评审记录》上签字即完成合同初步评审。口头或电话要约由客户服务部做好电话记录，会同认证管理部制作合同文本，并回传给客户进行合同内容确认，客户确认内容无误后，认证管理部按本程序文件4.3条款内容进行内部评审，经认证管理部负责人(或其授权人)确认，在《合同评审记录》上签字即完成合同初步评审。经财务部，管理者代表(或其授权人)审核、签字，总经理(或其授权人)在综合所有部门意见后终审、签字完成合同评审。

4.4.2 特殊业务范围合同的评审

认证管理部根据认证申请评审结论，必要时组织综合办公室和客户服务部共同制作合同文本并组织合同评审人员进行内部评审。确定为特殊业务范围合同时，由认证管理部组织相关具备必要技术能力的技术专家或技术小组按本程序文件4.3条款内容及合同的技术要求、认证方式方法等特殊要求进行确认评审以确保：

1）客户各项要求都有明确规定；

2）与认证合同不一致的要求已经得到解决。

经客户服务部（适用时）、综合办公室（适用时）、认证管理部负责人确认，在《合同评审记录》上签字即完成合同初步评审。经财务部，管理者代表审核、签字，总经理在综合所有部门意见后终审、签字完成合同评审。

4.5非森林认证合同的识别和评审

4.5.1客户服务部对除《森林认证合同》以外其他合同的企业信息进行全面、详细识别。

4.5.2识别内容

当事人信息、标的、价款、履行因素、违约责任、解决争议的方式、合同生效条款、附件等。

4.5.3合同的形式和类型为书面合同

4.5.4合同评审

书面合同由客户服务部负责制作合同文本及内容评审，经客户服务部负责人确认，在《合同评审表（非认证）》上签字即完成合同初步评审。口头或电话要约由客户服务部做好电话记录，制作合同文本，并回传给客户进行合同内容确认，客户确认内容无误后，客户服务部进行内容评审，经客户服务部负责人确认，在《合同评审表（非认证）》上签字即完成合同初步评审。经综合办公室负责人审核、签字，经总经理终审、签字完成合同评审。

4.6合同评审程序

4.6.1申请评审完毕并做出接受认证申请的结论后，方可进行合同评审。

4.6.2负责制作合同文本的部门应对合同进行内部评审。

4.6.3已通过内部评审的合同，如需组织相关人员确认，应同时对合同进行再次评审。

4.6.4 参加合同评审的人员根据客观要求进行评审，并在《合同评审记录》或《合同评审表（非认证）》上签署意见，总经理最后综合各部门意见，做出终审结论，签名确认完成合同评审。

4.6.5若合同评审不通过，总经理需在《合同评审记录》或《合同评审表（非认证）》上签署意见并退回相关部门。

4.7合同签订程序

4.7.1合同评审完毕，总经理做出终审结论性意见并通过合同评审后，方可进行合同签订。

4.7.2负责制作合同文本的部门填写《合同申请书》或《合同申请表（非认证）》，部门负责人在《合同申请书》或《合同申请表（非认证）》上签字，经综合办公室负责人审核、签字，经总经理批准签字完成合同申请。

4.7.3森林认证合同，综合办公室根据收集的《合同申请书》、《合同评审记录》和《森林认证合同》文本，并由其负责组织与客户签订合同。合同一式四份，客户保留两份，综合办公室、财务部各保留一份存档，认证管理部保留一份复印件用于认证工作安排。

4.7.4非森林认证合同，综合办公室根据收集的《合同申请表（非认证）》、《合同评审表（非认证）》和《合同》文本，并由其负责组织与客户签订合同。合同一式两份，客户保留一份，综合办公室保留一份存档，客户服务部保留一份复印件用于工作安排。

4.7.5 合同一经签订，即具法律效力。综合办公室按合同要求制作《审核任务书》，交总经理签发，并传递给认证管理部实施审核活动，以保证合同的执行。

4.7.6 履行合同时，客户服务部负责跟踪合同的执行情况，如发生与合同条款不一致时，客户服务部应及时与客户联系，协商沟通和解决，以使客户满意。

4.8合同修订程序

合同的修订必须符合法律规定或合同约定的变更条件。当需要对合同进行修订或更改时，森林认证合同由认证管理部与客户进行协商，确定合同更改内容，形成新的合同文本或补充协议，并按本程序文件4.4条款重新进行合同评审；非森林认证合同由客户服务部与客户进行协商，确定合同更改内容，形成新的合同文本或补充协议，并按本程序文件4.5条款重新进行合同评审。合同评审完毕，按本程序文件4.7条款进行合同签订。所有修订或更改内容由综合办公室以书面通知形式发放给与合同修订相关的部门或组织。

4.9合同的识别和评审应有详细记录，合同文本、合同评审、合同签订、合同修订等记录，由综合办公室按《记录控制程序》执行。

4.10合同编号管理

1）由综合办公室收集森林认证合同或非森林认证合同时拟定合同编号。

2）森林认证合同的合同编号由黑龙江国林森林认证有限公司代码、业务范围代码、签订合同年份号、当年签订合同累计顺序号构成，格式如下：

A — 黑龙江国林森林认证有限公司代码：GLFC

B — 业务范围代码：

森林经营认证FM；产销监管链认证CoC；非木质林产品经营NTFP；竹林经营BM；森林生态环境服务（自然保护区）NR；森林生态环境服务（森林公园）FP；野生动物饲养管理WL；

C — 签订合同年份号：2021…；

D — 当年签订合同累计顺序号：001…；

3）非森林认证合同的合同编号由黑龙江国林森林认证有限公司代码、签订合同年份号、当年签订合同累计顺序号构成，格式如下：

A — 黑龙江国林森林认证有限公司代码：GLFC

B — 签订合同年份号：2021…；

C — 当年签订合同累计顺序号：001…；

5相关文件

《受理认证申请及申请评审程序》

《认证工作管理程序》

《记录控制程序》

6相关记录

GLFC-PD06-01A/I《森林认证合同》

GLFC-PD06-02A/I《合同评审记录》

GLFC-PD06-03A/I《合同申请书》

GLFC-PD06-04A/I《合同评审表（非认证）》

GLFC-PD06-05A/I《合同申请表（非认证）》